メールアドレスを電話で伝えるにはどうしたら良いか?

 

私は仕事柄、一度も会ったことが無い方と電話をする機会が多いです。

電話のやり取りとなると、どうしても伝わらないことがあります。

 

最終的にはメール文でやり取りをしましょうという結果になるのですが、そこで難関となるのが

 

「メールアドレスをどう相手に伝えるか」

 

もちろん電話なので「言葉」で伝えるしかありません。

口頭で申し上げた後、復唱して確認をとるケースが多いのですが、本当に伝わったのか後から不安になることもあります。

 

今回は掲題のテーマをもとに「メールアドレスを電話で伝えるにはどうしたら良いか?」をお伝えしていきます。

複雑なメールアドレスにしない

 

まず前提として、メールアドレスを口頭で伝えるからには最低限の条件です。

複雑なメールアドレスは相手も混乱しますし、人の集中できる時間は「8秒」とのことです。(米マイクロソフトの開発者が脳波測定で発表した数値)

 

後述しますが、複数の文字を短い時間で伝えることは出来ないので、長く複雑なアドレスはオススメ出来ません。

一般的にパスワードを設定する際は大文字と小文字、記号と数字が混じった文字列を設定すると思いますが、アドレスはシンプルに設定しておくべきでしょう。

8文字でアドレスを作成する

先述した通り、メールアドレスは短くシンプルなもので作成するべきです。

 

意識高い人
短くてシンプルなメールアドレスだと、迷惑メールが大量に来るんじゃない?
と思われるかもしれませんが、Hotmailなどのメールソフトは優秀で「迷惑メール」を自動的に振り分ける精度が上がっています。
確かに数年前は短くてシンプルなメールアドレスにしていると1日に100通を超えるスパムメールなどがまわってきましたが、それはもう昔の話かもしれません。
また、スパムメールの大半は攻撃元が海外であることが多く、ランダムな文字列を作り続けて送信されています。
なので長く複雑なメールアドレス = 絶対に迷惑メールが来ない というわけではなく「一度送信が出来た」という実績が作られると芋づる式に送り続けられてしまいます。要は時間の問題なのです。
私は「迷惑メールを絶対受信しない仕組み」を作ることは不可能だと考えているので、いっそのこと相手に伝えやすいアドレスを作成することをおすすめしています。

難しい英単語でアドレスを作成しない

 

難しいアドレスというのは抽象的な表現かもしれませんが、要は万人が知らない英単語をメールアドレスに組み込むべきではありません。

例えばAngelicaという単語は「アンジェリカ」や「アンゲリカ」と読む方もいます。

 

中二病少年
ぼくのアドレスは「アンジェリカ ドット ホットーメール ドット コム」です。
と言われても相手は

受付
アンジェリカ?スペルを教えていただけますか?
と確実に聞き返されるでしょう。

聞き間違いを起こしやすい文字を避ける

私は滑舌がよくありません。また、活舌が良くても聞き間違いが起きやすい文字は避けたほうが無難です。
その代表格として「B」と「D」があります。
どうしてもアドレスに使われている場合は「D」を「ディー」と呼ぶのではなく、「エービーシーデー のデー」と言うと確実に伝わるでしょう。
(アルファベットの4番目であること、ビーではなくデーと主張していること)
他にはMとN、Qと9、TとP、1と7も聞き間違いをおこしやすいです。
それぞれ対処としてアドレスに組み込まないほうが良いのですが、どうしてもある場合は、
MとN … 「マックのM、マンガのM」「納豆のN、NATOのN」など例題を入れる
Qと9  … 「アルファベットのキュー」「数字のキュー」と前置きを入れる
TとP  … 「東京のT」「パリのP」など例題を入れる
1と7  … 7は「ナナ」 1は「朝一の1」など例題を入れる
ちなみにフィネティックコードで伝える方もいますが、知らない人のほうが圧倒的に多いので言わないほうがいいです。
※過去、余計に相手を混乱させた私の体験談に基づきます。
フィネティックコードとは
航空業界や軍隊が無線で使うときに、確実に伝えるために用いられるために使われているものです。
A ALFA アルファ
B BRAVO ブラボー
C CHARLIE チャーリー
D DELTA デルタ
E ECHO エコー
F FOXTROT フォクストロット
G GOLF ゴルフ
H HOTEL ホテル
I INDIA インディア
J JULIETT ジュリエット
K KILO キロ
L LIMA リマ
M MIKE マイク
N NOVEMBER ノベンバー
O OSCAR オスカー
P PAPA パパ
Q QUEBEC ケベック
R ROMEO ロメオ
S SIERRA シエラ
T TANGO タンゴ
U UNIFORM ユニフォーム
V VICTOR ビクター
W WHISKEY ウィスキー
X X-RAY エックスレイ
Y YANKEE ヤンキー
Z ZULU ズル
余談ですが、カフェ等の対面でMとLは聞き間違いを起こしやすいです。「エム」と「エル」も間違えられやすく、
特にコロナ禍でマスクをしている現状、こもって聞こえ辛いということはよくありますよね。
なので、サイズを伝えるときは語源の由来となる「ミディアム」「ラージ」で伝えると確実です。(それか普通サイズ、大き目サイズ」でもいいですね)

1文字1秒を意識して相手に伝える

 

メールアドレスを8文字以下に設定したら、次は1文字1秒の感覚で相手に伝えます。

簡単な例として、 ark345@~だとしましょう。

 

「エー アール ケー サン ヨン ゴ アットマーク ~~」と伝えるだけです。

 

活舌が悪い私でも簡単に言えます。

ちなみに@の前部分が8文字であれば問題ないかと思われます。というのも、@以降は大半が hotmailやgmail と co.jpか comの組み合わせなので、前半部分が聞き取れれば残りは 「ホットメール ドット コム」 「ジーメイル ドット シーオー ドット ジェイピー」などで済みます。

@の後ろ部分は1文字1秒を意識しなくても良いです。

口頭でメールアドレスを伝えるのは難しい

今回は以上になりますが、何より口頭でメールアドレスを伝えるのは本当に難しく、

そもそもアドレスを作成する時点で意識をしておく必要があるという結果になりました。

 

また、相手の番号がスマホであれば「ショートメッセージ」を活用するという手が望ましいです。

こちらにメールアドレスを送ればよいので電話では「後程ショートメッセージでアドレスをお送りします」と伝えるだけで良いので……。

 

しかしプライベート、仕事に関わらずシンプルなメールアドレスを1つ持っておくと、いつか役立つ時が来ると思います。

数分あれば作成出来るので、是非持っておいてはいかがでしょうか。

 

 

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